10 内部控制方面

常见问题

财务管理制度不健全、修订不及时;单位财务管理制度有关内容违反国家或上级有关部门的相关规定;内部控制制度不完善,管理责任不落实,制度执行不严格、不到位;财务软件权限设置不合理,实际操作未按规定实施相互牵制;往来账款单边挂账,长期挂账未及时清理等;合同管理不规范。

案例178 现行制度与实际工作脱节,内部管理制度需修订完善

案情简介

xxxxx局建立了一整套的内部管理制度,但审计发现,一些制度与xxxxx局的实际脱节,需要进一步补充完善。如该局现行《财务岗位职责》的会计主管岗位职责中规定”负责组织单位财务收支审计、领导干部任期经济责任审计、离任审计等各类财务审计”的审计管理工作,实际上应为协调有关部门对本单位开展财务收支审计、经济责任审计等工作;现行《固定资产管理规定》中有关固定资产标准,《差旅费管理规定》《会议管理规定》中有关费用开支标准存在与财政部现行制度规定不一致的问题,需要修订完善。

问题认定

上述事项不符合《行政事业单位内部控制规范(试行)》(财会[2012]21号文件发布)第七条”单位应当根据本规范建立适合本单位实际情况的内部控制体系,并组织实施”的规定。

处理意见

上述xxxxx局应结合自身实际,对照落实《党政机关厉行节约反对浪费条例》要求,按照现行行政单位财务会计制度和财政部等部门新近修订的会议费、培训费、差旅费等有关制度规定,进一步修订完善内部管理制度,严格制度执行,确保中央八项规定精神和各项制度的落实。

案例179 奖金发放未经集体决策

案情简介

xxxxx(事业单位)2009—2013年未通过集体决策,由单位主要负责人签批,发放给陈某、李某、王某等处室及单位主要负责人本人xxxxx奖,共涉及金额188万元,其中:单位主要负责人本人28万元。

问题认定

上述事项不符合xxxxx(事业单位)《xxxxx奖励暂行办法》(xxxxx字〔2008〕45号)规定:”2. 项目完成后提出奖励申请程序……(4)分管领导同意后报党政联席会讨论;(5)党政联席会议讨论通过后,由办公室下达执行通知书……”的规定。

处理意见

上述xxxxx(事业单位)应当认真落实”三重一大”集体决策制度,严格执行国家相关内部控制制度和单位自身的规定,做到民主决策、科学决策、依法依规决策。

延伸阅读

奖金发放除了要执行国家和上级管理部门的要求外,单位自身制定的规章制度也应当得到贯彻执行,特别是单位主要负责人不能自己审批对自己的奖励。

案例180 办公用品采购和管理不规范

案情简介

2017年审计发现, xxxxx局部门和工作人员凭办公用品发票直接报销费用后,办公用品登记入账和领用记录不完善,涉及金额118万元,其中2017年15万元。

问题认定

上述事项不符合《行政单位财务规则》第四条”……(三)加强资产管理,合理配置、有效利用、规范处置资产,防止国有资产流失”和第三十三条”行政单位应当建立健全单位资产管理制度,加强和规范资产配置、使用和处置管理,维护资产安全完整”的规定。

处理意见

上述xxxxx局应当严格执行国家有关规定,完善单位相关管理制度,加强办公用品采购、登记和领用管理,杜绝此类不规范问题发生。

案例181 内部管理不规范、部分审签环节缺失或审签责任落实不到位

案情简介

(1)×××× 局所属机关服务中心 2015 年 11 月 4 号、42 号凭证,报销看望病人购食品费用,只有审批人没有经办人,或者经办人和审批人为同一人;2015 年 12 月 45 号凭证,现金发放外聘人员工资无领款人签字;2015 年 12 月 18 号、19 号凭证,支付办公楼粉刷拆除、卫生间改造维修款共计 71274.78 元,无本单位经办人签字,只有审批人签字。

(2)×××× 单位 2021 年在向地方 ×××× 局下拨专项资金时,经办人将 7100 万元写成 71000 万元,后续审签环节均未纠错,地方取得资金后违规使用,造成资金损失,影响恶劣。

问题认定

上述事项不符合《行政事业单位内部控制规范(试行)》(财会〔2012〕21 号文件发布)第三十条”单位应当按照支出业务的类型,明确内部审批、审核、支付、核算和归档等支出各关键岗位的职责权限。实行国库集中支付的,应当严格按照财政国库管理制度有关规定执行……(二)加强支出审核控制。全面审核各类单据。重点审核单据来源是否合法,内容是否真实、完整,使用是否准确,是否符合预算,审批手续是否齐全。支出凭证应当附反映支出明细内容的原始单据,并由经办人员签字或盖章,超出规定标准的支出事项应由经办人员说明原因并附审批依据,确保与经济业务事项相符”的规定。

处理意见

上述xxxxx局应当结合本次审计发现的问题,进一步完善各项规章制度,落实管理职责,加强对所属行政事业单位的管理,实现规范、有效的管控。上述xxxxx单位经办人被撤职,相关审签人员也受到了相关的纪律和组织处分;地方xxxxx局主要领导被调离,其他相关人员受到相应纪律和组织处理。

案例182 会计、出纳私分代扣个税手续费,单位领导、财务部门负责人不知情

案情简介

审计发现,2014年末xxx局会计和出纳,将税务机关返还给该局的代扣个人所得税手续费3500元,两人各一半通过支付现金取走。

问题认定

根据《财政部、国家税务总局、中国人民银行关于进一步加强代扣代收代征税款手续费管理的通知》(财行〔2005〕365号)中”(六)‘三代’单位所取得的手续费收入应该单独核算,计入本单位收入,用于‘三代’管理支出,也可以适当奖励相关工作人员”以及《个人所得税代扣代缴暂行办法》(国税发〔1995〕065号文件发布)中”对扣缴义务人按照所扣缴的税款,付给2%的手续费。扣缴义务人可将其用于代扣代缴费用开支和奖励代扣代缴工作做得较好的办税人员”的规定,税务机关付给的手续费,可以奖励相关工作人员,但应当履行相应的审批手续。

心理意见

尽管上述xxxxx局的会计凭证上也有机打的审基人员姓名,但实际上并没有履行审核程序,财务软件设计的相互牵制未能实现,内部控制形同虚设。单位应当明确有关人员的责任,不能随意设置批处理,审核人应当承担造成内部失效的责任。

案例183 债权债务长期挂账

案情简介

截至2016年12月31日,xxxxx局”其他应收款”科目下共有长期挂账5笔,其中:2003年挂账的设备款22.91万元;1998年挂账至今的xxxxx等职工备用金3笔1.35万元;1994年x公司解体后形成的”遗留账务”,其中借方余额27220.31万元,贷方余额28981.94万元。

问题认定

上述事项不符合《行政单位财务规则》第三十七条”行政单位应当加强应收及暂付款项的管理,严格控制规模,并及时进行清理,不得长期挂账”的规定。

处理意见

上述xxxxx局应当加强对往来账款的管理,坚决杜绝发生新的往来账款长期挂账;对于历史遗留的长期挂账应积极进行清理核销,单位主要领导要高度重视,落实分工和责任,不能新官不理旧账。

案例184 合同管理制度缺失

案情简介

审计发现,xxxxx(事业单位)未建立合同管理制度。在合同审批、合同签订、合同履行及监管等方面未提出明确的要求,不利于对合同全过程管理和监控。合同签订审批环节不完整,合同文本未设置编码,未建立合同台账,未实现归口管理,不利于财务部门与合同归口管理部门、业务部门的沟通协调,不利于实现合同管理与预算管理、收支管理相结合,不利于合同印花税管理。

问题认定

上述事项不符合《行政事业单位内部控制规范(试行)》(财会〔2012〕21号文件发布)第五十四条”单位应当建立健全合同内部管理制度。……单位应当对合同实施归口管理,建立财会部门与合同归口管理部门的沟通协调机制,实现合同管理与预算管理、收支管理相结合”和第五十八条”合同归口管理部门应当加强对合同登记的管理,定期对合同进行统计、分类和归档,详细登记合同的订立、履行和变更情况,实行对合同的全过程管理。与单位经济活动相关的合同应当同时提交财会部门作为账务处理的依据”的规定。

处理意见

上述xxxxx(事业单位)应当建立合同管理制度,加强合同的日常管理,规范合同的履行,落实相关人员在合同签订和履行中的责任。

案例185 合同管理有待完善

案情简介

xxxxx局尚未实现合同归口管理,未明确应签订合同的经济活动范围和条件,没有有效监控合同履行情况,也没有建立合同纠纷协调机制。

问题认定

上述事项不符合《行政事业单位内部控制规范(试行)》(财会〔2012〕21号文件发布)第十一条”单位进行经济活动业务层面的风险评估时,应当重点关注以下方面……(六)合同管理情况。包括是否实现合同归口管理;是否明确应签订合同的经济活动范围和条件;是否有效监控合同履行情况,是否建立合同纠纷协调机制”的规定。

处理意见

上述xxxxx局应当建立合同管理制度,规范合同签订行为,防范和规避合同纠纷。

案例186 招标归档资料不完整

案情简介

经审计访谈了解到,xxxxx(事业单位)自行招标项目评选过程中,现场形成会议记录,会后未形成双方确认的谈判记录。洽谈后确定并当场宣布中标方,由经办部门与中标方讨论合同条款,安排供货(或施工)。评选会议结束后,由办公室收集招投标资料,或由经办部门补齐后统一报办公室存档。检查招投标归档资料发现,归档资料不完整。

问题认定

上述事项不符合《大宗物资设备采购管理暂行办法》(xx[2014]18号)中”采购物品投入使用后,采购工作小组应将采购过程中形成的全部文档资料整理后送交办公室存档,质保期到期使用情况报告也要及时报办公室补充归档”的规定。

处理意见

上述xxxxx(事业单位)应当严格相关制度执行,做好招标资料归档工作,确保各项内控制度执行到位。

案例187 往来款项未及时清理

案情简介

截至2016年12月31日, xxx 局存在长期挂账的往来款项,未及时进行清理。其中:通过”其他应收款”科目核算的项目,分别为机关服务中心- 2861.50元、杜某8000元、胡某1941元,账龄均为5年以上。经核实,机关服务中心欠款在 xxx 局成立后从别的机构划转过来,形成原因无法查找。杜某应收款项内容为生活费,追溯过本人,本人说明其已归还,但财务无法查实;现在此人已死亡,故挂账未处理。胡某应收款项内容为旅费,现在服刑,挂账未处理。另有通过”其他应付款”科目核算的项目,分别为人身保险费1380元、工资720元、考勤费310元,房费1264.3元,养老保险- 576元,失业保险- 108元,税款手续费33.62元,账龄均为5年以上。经核实,这7笔其他应付款均在 xxx 局2000年成立前就已存在,形成原因不详。

问题认定

上述事项不符合《行政单位财务规则》第三十七条”行政单位应当加强应收及暂付款项的管理,严格控制规模,并及时进行清理,不得长期挂账”以及《行政单位会计制度》(财库〔2013〕218号文件发布)第三十九条”其他应收款……逾期3年或以上、有确凿证据表明确实无法收回的其他应收款,按规定报经批准后予以核销”和”其他应付款……因故无法偿付或债权人豁免偿还的其他应付款项,应当按规定报经批准后进行账务处理”的规定。

处理意见

上述xxxxx局对长期挂账的往来款项,应当查明挂账原因和性质,按照相关财务制度规定,对符合坏账处理条件的及时进行清理,以完整反映单位财务状况。

案例188 房屋出租等合同未建立台账

案情简介

xxxxx局的房屋出租虽明确由机关服务中心负责管理,但未对房屋出租合同建立台账。

问题认定

上述事项不符合《行政事业单位内部控制规范(试行)》(财会[2012]21号文件发布)第五十八条”合同归口管理部门应当加强对合同登记的管理,定期对合同进行统计、分类和归档,详细登记合同的订立、履行和变更情况,实行对合同的全过程管理”的规定。

处理意见

上述xxxxx局应当规范合同的管理,建立完善合同台账,对合同进行登记、统计、分类和归档,实行对合同的全过程管理。

案例189 大额资金制度不统一

案情简介

xxxxx局制定了《局党组工作规则》《局机关费用支出审批及报销管理办法》《局财务管理办法》等规定,未对”三重一大”中大额资金使用做统一规范。2014年3月至2015年12月间,该局大额资金支付审批执行不到位,30万元以上资金支付均未按内控制度规定由局长审批。

问题认定

上述事项不符合该局制定的《xxxxx局财务管理办法》中”货币资金支付额30万元(含)以下的,由分管财务的局领导审批;货币资金支付额30万元以上的,由局长审批”的规定。

处理意见

上述xxxxx局应当根据国家相关法律、法规,并结合该局实际情况,完善内部控制体系,健全”三重一大”等内部控制相关制度。

案例190 未明确内部控制牵头部门

案情简介

xxxxx局虽然建立了一套内部管理制度,但未单独设置内部控制职能部门或者确定内部控制牵头部门。

问题认定

上述事项不符合《行政事业单位内部控制规范(试行)》(财会〔2012〕21号文件发布)第十三条”单位应当单独设置内部控制职能部门或者确定内部控制牵头部门”的规定。

处理意见

上述xxxxx局由于机构编制所限,没有条件单独设置内部控制职能部门,但应当确定内部控制牵头部门,协调单位内部控制制度建设,推进单位全面加强内部控制。

案例191 “其他应收款”科目存在费用挂账

案情简介

审计发现,截至2016年3月31日, xxxxx(事业单位)”其他应收款”科目存在费用挂账109.25万元,其中:2002—2005年安全事故支出60万元,2001—2005年各部门领用后勤中心材料4.4万元,2005年液化气钢瓶检测费2.91万元,2000年为食堂炊事员发放工资及津贴2.32万元。

问题认定

上述事项不符合《中华人民共和国会计法》第二十六条”不得随意改变费用、成本的确认标准或者计量方法,虚列、多列、不列或少列费用、成本”的规定。

处理意见

上述xxxxx(事业单位)应当彻底清理上述各类往来账款长期挂账,按照会计制度规定的科目核算内容、性质进行会计核算,对挂账的费用依规进行处理。

案例192 往来账款单边挂账

案情简介

2014年7月, xxxxx审计机关在对xxxxx局所属xx分局延伸审计时发现,该分局2012年5月记录一笔往来账款挂账依据不充分,凭证所附材料不足以支撑记录该应收账款。经核对,该笔应收账款系单边挂账,对方没有对应往来账款记录。

问题认定

上述事项违反了《行政单位财务规则》第三十五条”行政单位应当加强资产日常管理工作,做好资产建账、核算和登记工作,定期或者不定期进行清查盘点,保证账账相符,账实相符。年度终了,应当进行全面清查盘点”的规定。

处理意见

上述xx分局应当加强会计基础工作,不断提高业务水平。对确需暂时计入应收的往来款项要有充分的依据,并积极催收清理,不得长期挂账。